Una parte importante de establecer la gestión de un proyecto de consulta o involucramiento es el desarrollo de un documento de protocolo que satisfaga las necesidades específicas de un proyecto y el software que está utilizando para gestionar dicha iniciativa.
La documentación del protocolo garantiza que todo el personal y los consultores entiendan y utilicen exactamente los mismos parámetros de recopilación de datos con el fin de generar informes consistentes que cumplan con los estándares y expectativas de la industria.
¿Por qué es tan importante establecer un marco de protocolo?
Un documento de protocolo alinea los procesos de consulta e involucramiento con el software de gestión de stakeholders, asegurando que todos los usuarios capturen e ingresen la información de manera coherente. Configura su proyecto para cumplir con las mejores prácticas de la industria y/o los reglamentos desde el inicio, y se personaliza según los requisitos individuales de informes comerciales internos.
El objetivo comercial de un documento de protocolo es ayudar a gestionar de manera eficiente y coherente la comunicación con los stakeholders, los titulares de los derechos, las comunidades y el público.
También es esencial cuando se llega a la etapa de informes. Es posible que deba generar informes en el futuro, pero que aún no lo sepa. Establecer un proceso sólido, coherente y simplificado sobre cómo se recopilan y se ingresan sus datos le permite crear distintos tipos de informes, sin tener que retroceder y volver a ingresar la información.
La promesa de una mayor eficiencia y la reducción del riesgo.
Un documento de protocolo bien escrito es fundamental para mantener la integridad de los datos recopilados sobre los stakeholders.
Al garantizar que todos los usuarios recopilan e ingresan información de manera coherente y significativa, y al alinear este proceso con los sistemas seguimiento y generación de reportes en base a la información de involucramiento y consulta de su organización, la documentación del protocolo ayuda a aumentar la eficiencia y a mitigar el riesgo.
Las inconstancias en la recopilación y el ingreso de datos afectan la capacidad de su organización para mantener registros adecuados y generar informes precisos y significativos. A la larga, esto puede conducir a problemas más serios de cumplimiento normativo y gestión de la reputación.
Desde el punto de vista de la eficiencia organizacional, los documentos eficaces de protocolo ayudan en la sucesión del proyecto y alivian el impacto de la rotación del personal, ya que el hecho de que los nuevos usuarios puedan consultar la documentación del protocolo garantiza la constancia. También facilita la capacitación de nuevos empleados y contratistas, mejorando la productividad.
Su proyecto: un trabajo en curso.
A medida que los procesos y los requisitos normativos evolucionan a lo largo de los proyectos de consulta e involucramiento de su organización, la evolución de sus documentos de protocolo debe seguir el mismo camino.
La gestión continua de los documentos de protocolo es un trabajo en curso y es importante asignar la propiedad del protocolo a una persona o equipo central dentro de la organización. Esto ayuda a garantizar que la información de los stakeholders se mantenga actualizada y sea relevante, mientras se mejora continuamente el uso de datos.
Preguntas que debe formular a su equipo al documentar el protocolo de información de los stakeholders.
Antes de comenzar el proceso de documentación del protocolo, haga que su equipo analice y responda estas preguntas:
- ¿Por qué estamos utilizando el software de gestión de información de stakeholders?
- ¿Qué datos deben ingresarse y administrarse, utilizando qué filtros?
- ¿Por qué se debe recopilar esta información? ¿Qué informes será necesario generar?
- ¿Cómo se deben ingresar los datos en campos específicos de la plataforma?
- ¿Quién estará involucrado? ¿Quién se encargará de la capacitación y qué sucede cuando un miembro del equipo se va?
- ¿Quién será responsable de actualizar el protocolo a lo largo del proyecto?
Trabajando con usted: los servicios de documentación del protocolo de SustaiNet
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