Cada industria tiene sus particularidades relacionadas con el involucramiento de stakeholders.
Invertir el tiempo necesario para definir formalmente los objetivos de su organización relativos a la recolección, gestión y comunicación de la información de stakeholders resulta de suma importancia.
Además, la selección de su software de gestión de stakeholders (y los servicios de apoyo profesional que lo acompañan) debe provenir de una decisión bien fundada, debido al impacto potencial que puede tener sobre los resultados de iniciativas y proyectos donde los stakeholders son determinantes.
1. Escalabilidad
¿Puede la plataforma crecer para atender las futuras necesidades de su organización? Asegúrese de que el software puede adaptarse para aumentar la cantidad de usuarios y proyectos adicionales.
2. Integración
¿El programa de gestión de stakeholders necesita integrarse con algún otro software que esté utilizando para ser efectivo? Por ejemplo, es importante asegurar la integración con su correo electrónico y sistemas de base de datos.
3. Software como servicio (SaaS) o Servidores propios
Cada sistema tiene sus ventajas, pero el SaaS ofrece menores costes iniciales y facilita la colaboración con consultores y otros socios de negocios.
4. Informes
Una característica fundamental del software es la robustez de su capacidad para generar informes. Es importante que el software le permita informar el historial de comunicaciones de un proyecto, pero también que presente la transparencia de los eventos ocurridos.
Los informes deberían resumir las campañas de involucramiento con los stakeholders pero también tener la capacidad de profundizar en detalles y estar apoyados por registros originales como correos electrónicos, cartas, minutas de reuniones, etc. En caso de haber malosentendidos, la capacidad de profundizar en un informe para revisar los mensajes e interpretaciones originales puede ser un gran paso hacia la resolución de un problema.
5. Demostración de producto
Es esencial una demostración de producto personalizada.
Una Demostración de producto «frente a frente» es una de las mejores maneras de comprender las capacidades de un sistema de gestión de información de stakeholders; y una buena indicación inicial de hasta qué punto cubrirán sus necesidades la plataforma y el personal de apoyo profesional.
Considere los siguientes consejos para obtener el mayor provecho de su demostración de software de gestión de stakeholders:
- Involucre a los usuarios finales de su empresa: ellos tendrán preguntas sobre su flujo de trabajo y la manera en que el nuevo software afecta al mismo.
- Genere un guión de proceso por adelantado: asegúrese de avisar al vendedor lo que necesita que se cubra en la demostración.
- Cree planillas de anotaciones detalladas: le permiten comparar objetivamente los productos de cada vendedor.
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