El hacer, monitorear y cumplir compromisos se reconoce como uno de los aspectos más importantes de la gestión de las relaciones con los stakeholders.
Pero, también es una de las responsabilidades más difíciles de monitorear y ajustar a lo largo de la implementación de una iniciativa compleja. Además, los compromisos a menudo se pueden hacer cumplir legalmente dentro del alcance de un proyecto y son un factor fundamental del que dependerá el éxito.
Generar confianza cuando se trabaja en una iniciativa compleja con múltiples stakeholders es un trabajo arduo, y esa equidad se puede romper rápidamente cuando una promesa no es cumplida.
Tipos de compromisos de los stakeholders
Un compromiso es una promesa hecha a las personas afectadas directa o indirectamente por su proyecto. Implica que una organización acepte hacer o no hacer algo importante con relación a los stakeholders.
Los compromisos pueden:
- Estar relacionados con el cumplimiento de normas regulatorias o ambientales.
- Referirse a una tarea única, como construir una cerca, o a una acción recurrente, como examinar el agua de un pozo dentro de un cronograma establecido durante un período de tiempo.
- Ser promesas vinculadas a los activos, por ejemplo, una tubería en una granja.
- Estar vinculados a áreas geográficas de importancia cultural.
- Incluir múltiples pasos, lo cuales deben monitorearse antes de ser completados.
- Ser promesas que ayuden a alcanzar los objetivos y necesidades de una empresa.
- Ser parte de la reputación de una empresa en su campo.
- Involucrar la custodia de información confidencial.
¿Qué sucede cuando se rompen los compromisos de los stakeholders?
A pesar de tener las mejores intenciones, algunos compromisos importantes pueden pasarse por alto, especialmente en un ambiente que experimenta cambios constantes. Las promesas se rompen cuando los compromisos no son cumplidos debido a las personas que entran y salen de un proyecto, la falta de mantener un registro y la falta de comunicación.
Al final, cuando los compromisos no son cumplidos, la reputación de una organización puede verse afectada y los proyectos tienen una probabilidad mucho mayor de retrasarse o cancelarse.
La importancia de un compromiso que satisfaga a ambas partes
Si bien es necesario que los stakeholders validen sus proyectos, es importante tener en cuenta que todas las partes deben concluir el proyecto habiendo alcanzado sus objetivos. Una mentalidad que satisfaga a ambas partes no solo mantendrá la buena reputación de su empresa, sino que también generará críticas positivas en los stakeholders con los que ha trabajado. Por lo tanto, a su empresa le será más fácil trabajar con los stakeholders en diversos proyectos y es posible que pueda obtener el apoyo de otros más.
La gestión efectiva de los compromisos es una necesidad estratégica.
Para generar confianza, demostrar transparencia y lograr los mejores resultados, las organizaciones deben llevar a cabo una serie de acciones.
- Hacer compromisos sólidos que sean mensurables y alcanzables.
- Comunicar y actualizar continuamente a todos los grupos afectados en el transcurso de un proyecto.
- Dar seguimiento a las comunicaciones de manera detallada y oportuna.
- Mantener registros apropiados de los hitos del proyecto y los eventos impactantes.
- Cumplir las promesas hechas a los stakeholders.
Hacer uso de la tecnología para cumplir los compromisos y alcanzar el éxito
Las soluciones dedicadas a la gestión de stakeholders, como StakeTracker, ayudan a las organizaciones a dar seguimiento a sus compromisos gestionando de forma centralizada todas las comunicaciones en relación con el impacto que sus iniciativas tienen en las comunidades en las que operan.
Además de aliviar la carga y el riesgo asociados con el seguimiento manual de los compromisos, StakeTracker registra los problemas, intereses y preocupaciones de los stakeholders; además de gestionar la asignación de tareas y la generación de informes de proyectos que ayudan a las organizaciones a demostrar que se cumplieron los compromisos.
StakeTracker también asegura que todas las comunicaciones relacionadas con un compromiso sean archivadas. Como resultado, se crea un registro digital histórico y coherente de lo que ha ocurrido con respecto a las promesas hechas a los stakeholders, incluso si los miembros del equipo o los representantes de los stakeholders cambian con el tiempo.
