Soluciones de compromiso con la comunidad y con los stakeholder

Importancia de los compromisos con los stakeholders

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Generar compromisos, darles seguimiento y mantenerlos se reconoce como uno de los aspectos más importantes de la gestión de relaciones con los stakeholders.

Pero también es una de las responsabilidades que más cuesta ajustar y dar seguimiento a lo largo del ciclo de vida de una iniciativa compleja. Además, a menudo los compromisos son legalmente exigibles dentro del alcance de un proyecto y un factor que puede definir sus posibilidades de éxito.

Generar confianza cuando se trabaja en una iniciativa compleja con múltiples stakeholders no es fácil, y las ventajas obtenidas se erosionan rápidamente cuando se rompe una promesa.

Tipos de compromisos con stakeholders

Los compromisos son promesas que se hacen a personas directa o indirectamente involucradas en su proyecto. Suponen el acuerdo para hacer o no hacer algo de importancia para los stakeholders.
Los compromisos puede ser:

  • Relacionados con cumplimientos regulatorios o ambientales.
  • Tareas sencillas como construir una cerca, o una acción recurrente como tomar muestras de un pozo de agua según un organigrama fijo durante un periodo de tiempo.
  • Promesas relacionadas con activos, tales como un ducto de agua en una granja.
  • Ligadas con áreas geográficas o de importancia cultural
  • De pasos progresivos por naturaleza, por lo que se debe hacer seguimiento antes de que estén completos.

¿Cómo se rompen los compromisos?

Aun con las mejores intenciones los compromisos importantes pueden ser dejados de lado, sobre todo en atmósferas de cambios constantes. Se rompen las promesas cuando:

  • Se discontinúan los compromisos debido al ir y venir de personas que intervienen en el proyecto.
  • No se registran adecuadamente: los compromisos pueden perderse en las grietas entre los diferentes departamentos.
  • No están centralizados y no son fácilmente accesibles para todas las personas involucradas en un proyecto.
  • Los miembros del equipo o los consultores del proyecto tal vez no conocen los compromisos asumidos en el pasado.
  • Cambian los representantes de los stakeholders, y sus registros no están bien llevados.

En resumen, la reputación de una organización puede sufrir si se violan los compromisos asumidos, y es mucho más probable que los proyectos involucrados se posterguen o cancelen.

Uso de tecnología para respetar los compromisos y lograr el éxito

Las soluciones exclusivas para la gestión de stakeholders como  StakeTracker  ayudan a las organizaciones a estar al día con sus proyectos, al manejar de manera centralizada todas las comunicaciones relacionadas con el impacto que tienen sus iniciativas en la comunidad en que trabajan.

Además de aliviar la carga de trabajo y el riesgo asociado al seguimiento manual de compromisos, StakeTracker registra los cuestionamientos, intereses y preocupaciones de los stakeholders, y gestiona la asignación de tareas y la generación de informes de proyectos que ayudan a las organizaciones a demostrar el cumplimiento de sus compromisos.

StakeTracker también asegura que se archiven todas las comunicaciones relacionadas con un compromiso. Como resultado, existe un registro digital histórico consistente sobre lo dicho con respecto a promesas a los stakeholders, inclusive si los miembros de la empresa o los representantes de los stakeholders cambian a lo largo del tiempo.

La gestión efectiva de los compromisos es una necesidad estratégica.

Para generar confianza, demostrar transparencia y lograr los mejores resultados, las organizaciones deben acordar compromisos sólidos que sean alcanzables, comunicar y dar actualizaciones a todos los grupos afectados en el tiempo, hacer un seguimiento de las comunicaciones, mantener buenos registros y lo más importante, mantener las promesas hechas a los stakeholders.

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