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Al invertir en software de gestión de información de stakeholders es importante tener muy en cuenta la implementación. Optimizar la configuración para tomar en cuenta la manera en que interactúan los usuarios y el software ayudará a asegurar un resultado positivo para su proyecto.

¿Cuáles son los factores clave que impactan en la implementación exitosa de un software de gestión de relaciones con los stakeholders, tanto para la gente que lo utiliza como para el sistema en sí?

Factores humanos

Cada miembro del equipo involucrado necesita comprender el papel que juegan en la configuración y uso continuado de un nuevo sistema de software. Esto incluye tanto a personal como a consultores. Es importante desarrollar un plan detallado que incluya las funciones y responsabilidades de los usuarios. Asimismo, se deberían comunicar los resultados deseados de manera transparente a fin de generar motivación y participación genuinas.

  • Crear un plan: Todos los planes relacionados al diseño, despliegue, estrategias de configuración y mantenimiento deben ser específicos para la empresa o el departamento. Los planes genéricos adoptados de otros proyectos o sistemas no tendrían en cuenta las prácticas y políticas únicas de un sistema nuevo.
  • Reunir un equipo: Se afectará a miembros de distintos departamentos, por lo que se debe asegurar de que todos los departamentos involucrados estén en la misma sintonía y tengan en claro la razón del nuevo software de gestión de stakeholders, los objetivos de su uso, y las expectativas de uso generales.
  • Pensar a largo plazo: Se deberían bosquejar y revisar los planes con una frecuencia regular y programada. Asigne funciones para tratar desafíos específicos según vayan surgiendo, y otorgue permisos a los usuarios del sistema para identificar y tratar los problemas.

Factores del software

Dado que no hay dos sistemas de software de gestión de stakeholders idénticos, es probable que distintas empresas utilicen un mismo sistema de diferentes maneras. Los objetivos, stakeholders y expectativas pueden ser similares de proyecto a proyecto, pero nunca exactamente iguales. También las necesidades corporativas se deberán revisar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

  • Tener un plan sólido para configuraciones de permisos y grupos de usuarios: Desplegar un software de gestión de relaciones con los stakeholders requiere de la implementación de una estructura o sistema que será vital para regular el control de acceso de los usuarios.
  • Asegurar que se preserva la calidad de los datos: Los datos corrompidos importados a un sistema nuevo son un gran problema. Es mucho más sencillo exportar adecuadamente de un sistema antiguo, y tener un formato de datos estrictamente estandarizado.
  • Monitoreo y ajustes: Mejore el sistema con el tiempo, y ajuste el diseño y las configuraciones cuando sea necesario. Genere distintas maneras de medir o monitorear la adhesión, al añadir mediciones para sus objetivos por medio del uso de indicadores clave de desempeño.

Obstáculos a evitar

Es probable que surjan desafíos en el desarrollo de cualquier nueva herramienta de negocios, pero las organizaciones pueden mitigar el riesgo de fallos al comprender los obstáculos.

Muchas empresas afrontan dificultades al desplegar programas de gestión e involucramiento con los stakeholders, porque no logran planificar con anticipación o no definen los objetivos de la empresa.

  • Apresurar la búsqueda de soluciones: Asegúrese de que el sistema trata el problema para el cual lo seleccionó y que se alinea con los objetivos y estrategias de la empresa. Seleccionar el software adecuado es el primer paso para la adhesión con las mejores prácticas.
  • Exceso de personalización del software: Utilizar un sistema de software de gestión de la información de stakeholders sin identificar la configuración que mejor se adapta a su empresa aumentará los desafíos y los resultados deficientes.
  • Piloto automático – No orientar el proyecto hacia su objetivo: Incluso la visión más estratégica para el despliegue de un sistema de software de gestión de relaciones con los stakeholders fallará si se descuida al plan. Revise las estrategias de la empresa con regularidad para evaluar su efectividad. Revise los planes estratégicos según sea necesario.

Los resultados a largo plazo de la implementación adecuada incluyen beneficios evidentes: una mejor calidad e integridad de los datos, registros más organizados para acceso y referencia más rápidos, seguridad y privacidad mejoradas y un sistema que verdaderamente respalda el trabajo de la empresa que lo utiliza.

Otros beneficios menos evidentes incluyen un equipo de consulta de stakeholders confiado y fuerte, la capacidad de realizar un seguimiento y gestionar la comunicación con los stakeholders, y en última instancia mejores relaciones con los mismos stakeholders, que sentirán que a la información que brindan se la trata con atenta consideración.

Para más consejos sobre cómo implementar exitosamente su software de stakeholders, vea nuestra guía gratuita.

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