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El papel de la documentación de protocolo en su proyecto de consulta a stakeholders

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Una consideración importante al instalar la administración de un proyecto de consulta o involucramiento es el desarrollo de un documento de protocolo, que cumpla con las necesidades específicas de cada proyecto y del software que está utilizando para gestionar esa iniciativa.

La documentación de protocolo asegura que todo el personal y partes consultadas comprendan (y utilicen) exactamente los mismos parámetros de recopilación de datos, con el fin de generar informes consistentes que cumplan con las expectativas y estándares de la industria.

El objetivo de un documento de protocolo

Un documento de protocolo alinea los procesos de consulta e involucramiento de stakeholders con su software de gestión de stakeholders, asegurando que todos los usuarios capturen e ingresen la información de manera consistente.  Configura su proyecto para que cumpla con las mejores prácticas y/o requisitos normativos de la industria desde el principio, y se personaliza según sus requerimientos individuales de informes de negocios internos.

El objetivo corporativo de un documento de protocolo es ayudar a gestionar la comunicación con los stakeholders, titulares de derechos, comunidades y el público de manera eficiente y consistente.

Mayor eficiencia y reducción del riesgo

Un documento de protocolo bien escrito es esencial para mantener la integridad de los datos de los stakeholders que se recopilan.

Al asegurar que todos los usuarios recopilan e ingresan información de manera consistente y significativa, y al alinear este proceso con los sistemas de informes y seguimiento de información de consultas e involucramiento de su organización, la documentación de protocolo ayuda a aumentar la eficiencia y mitigar el riesgo.

Las inconsistencias en la recopilación e ingreso de datos impactan en la capacidad de su organización para mantener registros adecuados y generar informes precisos y significativos de manera efectiva. En última instancia, esto puede llevar a problemas mas graves en la gestión de la reputación y el cumplimiento normativo.

Desde un punto de vista de eficiencia organizativa, los documentos de protocolo efectivos ayudan con la sucesión de proyectos y reducen el impacto de los cambios de personal: la posibilidad que tienen los nuevos usuarios de consultar la documentación de protocolo asegura la consistencia. También facilita la capacitación de nuevos empleados y contratistas, lo que mejora la productividad.

Un trabajo en progreso

A medida que los procesos y requisitos normativos evolucionan a lo largo del ciclo de vida de los proyectos de consulta e involucramiento de su organización, es necesario que la evolución de sus documentos de protocolo mantenga el mismo paso.

La gestión permanente de los documentos de protocolo es un trabajo en progreso y es importante asignar la propiedad del protocolo a una persona o equipo central dentro de la organización. Esto ayuda a asegurar que la información de los stakeholders se mantenga actualizada y relevante, mientras se mejora el uso de datos de manera constante.

Preguntas para hacer al documentar un protocolo

Antes de comenzar el proceso de documentación de un protocolo pida que su equipo considere las siguientes preguntas:

  1. ¿Por qué estamos utilizando software sobre información de stakeholders?
  2. ¿Qué datos se deben ingresar y gestionar, y qué filtros se deben usar?
  3. ¿Por qué es necesario recopilar esta información? ¿Qué informes será necesario generar?
  4. ¿Cómo se deberían ingresar los datos recopilados en campos específicos de la plataforma?
  5. ¿Quién estará involucrado?
  6. ¿Quién será responsable de actualizar el protocolo durante el ciclo de vida del proyecto?

Servicios de documentación de protocolo

¿Su organización necesita guías de documentación de protocolo o asistencia para su implementación?

SustaiNet ofrece servicios profesionales de documentación de protocolo para clientes de StakeTracker existentes.

Trabajando junto a su equipo, nuestro departamento de servicios de datos ayudará a desarrollar un esquema de protocolo detallado que esté personalizado para su proyecto. Además, compartimos nuestra amplia experiencia y conocimientos de las mejores prácticas de la industria para que usted esté seguro de que su organización posee los mejores estándares de gestión de comunicaciones e informes.

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